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Montreal Association of Law Libraries
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ASSOCIATION DES |
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TABLE DES MATIÈRES |
TABLE OF CONTENTS |
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1. Interprétation 2. Siège social 3 Buts de l’Association
LES MEMBRES
4. Catégorie de membres 5. Membre actif 6. Membre associé 7. Membre étudiant 8. Membre honoraire 9. Cotisation 10. Retrait 11. Suspension et radiation
ASSEMBLÉE DES MEMBRES
12. Assemblée annuelle 13. Assemblée spéciales 14. Avis de convocation 15. Quorum 16. Vote
LE CONSEIL EXÉCUTIF
17. Désignation 18. Pouvoirs 19. Durée du mandat 20. Éligibilité 21. Retrait d’un administrateur 22. Poste vacant 23. Rémunération 24. Indemnisation 25. Conflit d’intérêt
RÉUNIONS DU CONSEIL D ‘ADMINISTRATION
26. Nombre, convocation et lieu des réunions 27. Avis de convocation 28. Quorum et vote 29. Résolution signée 30. Autre mode de réunion 31. Comités
LES ADMINISTRATEURS
32. Président 33. Président-sortant 34. Vice-président (président désigné) 35. Secrétaire 36. Trésorier
MISE EN CANDIDATURE DES ADMINISTRATEURS
37. Formulaire de mise en candidature 38. Date d’échéance 39. Liste des candidatures 40. Présentation des listes 41. Procédure d’élection
DISPOSITIONS FINANCIÈRES
42. Exercice financier 43. Effets bancaires 44. Contrats
MODIFICATIONS AUX RÈGLEMENTS
45. Modification, abrogation, adoption 46. Abrogation |
1. Interpretation 2. Head Office 3. Purpose of the Association
MEMBERS
4. Classes of members 5. Active member 6. Associate member 7. Student member 8. Honorary membership 9. Dues 10. Withdrawal 11. Suspension and removal
MEETINGS OF MEMBERS
12. Annual meeting 13. Special meetings 14. Notice of meeting 15. Quorum 16. Voting
EXECUTIVE COUNCIL
17. Designation 18. Powers 19. Term of office 20. Eligibility 21. Withdrawal of a director 22. Vacancies 23. Remuneration 24. Indemnisation 25. Conflict of interest
EXECUTIVE COUNCIL MEETINGS
26. Number of meetings, notice and place 27. Notice of meeting 28. Quorum and vote 29. Signed resolution 30. Other mode of meeting 31. Committees
DIRECTORS
32. President 33. Past president 34. Vice-president (designated president) 35. Secretary 36. Treasurer
NOMINATION OF DIRECTORS
37. Nomination form 38. Closing date 39. List of nominations 40. Presentation of the list 41. Election Procedures
FISCAL MATTERS
42. Fiscal year 43. Bills of exchange 44. Contracts
AMENDMENTS TO THE BY-LAWS
45. Amendments, repeals, enactments 46. Repeal |
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ASSOCIATION DES |
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Règlements |
By-laws |
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1. Interprétation
1.1 Le terme "Association" signifie Association des bibliothèques de droit de Montréal.
1.2 Le terme « bibliothèque juridique » vise un département ou un service au sein d’un cabinet d’avocats, d’un contentieux d’entreprise, d’une institution d’enseignement ou gouvernementale, d’un ordre professionnel ou encore une organisation dont l’activité principale est la bibliothéconomie juridique.
1.3 Le terme "loi" signifie Loi sur les compagnies du Québec, L.R.Q. c. C-38.
1.4 Le générique masculin est employé uniquement pour alléger le texte. |
1. Interpretation
1.1. The term « Association » refers to the Montreal Association of Law Libraries.
1.2. The expression “law library” refers to a department or service within a law firm, a business’s legal department, a teaching or government institution, a professional order or an organization whose principal activity is legal librarianship.
1.3. The term « Act » refers to the Quebec Companies Act, R.S.Q., c. C-38.
1.4. The generic masculine term has been used to simplify the text. |
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2. Siège social
Le siège social de l’Association est établi à Montréal. |
2. Head office
The head office of the Association is located in Montreal. |
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3. Buts de l’Association
L’Association a pour but de regrouper des techniciens et des professionnels travaillant à Montréal dans des bibliothèques juridiques. Afin d’établir la communication et la coopération entre ses membres, elle organise des activités pour parfaire leurs connaissances ou pour leur permettre de partager leurs expériences sur des sujets d’actualités dans le domaine de l’information juridique. Elle s’occupe également de promouvoir le travail de ses membres ainsi que l’utilisation des bibliothèques juridiques. |
3. Purposes of the Association
The Association was created for the purposes of representing technicians and professionals who work in Montréal law libraries. In order to ensure communications and cooperation among its members, the Association organizes activities that perfect their knowledge and allow them to share their experience in topics of current interest in the field of legal information. It also promotes the work of its members and the use of law libraries.
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LES MEMBRES |
MEMBERS |
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4. Catégories de membres
L’Association comprend quatre (4) catégories de membres: membre actif, membre associé, membre étudiant et membre honoraire. |
4. Classes of members
The Association includes four (4) classes of members: active member, associate member, student member and honorary member. |
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5. Membre actif
Est membre actif toute personne physique qui : · travaille dans une bibliothèque juridique et est intéressée aux buts et aux activités de l’Association; · se conforme aux normes d'admission établies par résolution du conseil exécutif; · acquitte la cotisation annuelle dans les délais prescrits.
Le membre actif a le droit : · de participer à toutes les activités ou d'y déléguer une autre personne; · de recevoir les avis de convocation aux assemblées de membres; · d'assister aux assemblées et d’y voter; · d’être éligible au poste d’administrateur de l’Association. |
5. Active member
An active member is an individual who: · works in a law library and is interested in furthering the objectives and the activities of the Association, and · is admitted on compliance with such conditions of membership as are adopted by resolution of the Executive Council, and · has paid his annual membership fees within the prescribed delay.
The active member is entitled to: · participate in all activities or delegate another person to do so; · receive all notices pertaining to members’ meetings; be present and vote at these meetings; · be eligible to hold office as director of the Association. |
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6. Membre associé
Est membre associé toute société ou personne morale qui : · est intéressée aux buts et activités de l’Association; · se conforme aux normes d’admission établies par résolution du conseil exécutif; · à sa demande, s’est vu accorder par le conseil exécutif le statut de membre associé.
Peuvent notamment être considérés comme membres associés, les éditeurs juridiques et les libraires.
Le membre associé, une fois sa cotisation acquittée, désigne un représentant et en avise par écrit le secrétaire de l’Association. Le représentant jouit des privilèges accordés au membre actif sauf ceux :
· d’être avisé et de participer aux activités et réunions réservées aux membres actifs, de l’Association · de voter aux assemblées de membres · d’être éligible au poste d’administrateur de l’Association.
Tout membre associé peut en tout temps remplacer son représentant en avisant par écrit le secrétaire de l’Association.
Le représentant désigné d’un membre associé perd tous ses droits advenant : · sa destitution par le membre associé qui l’a désigné, ou · le retrait ou la radiation du membre associé qui l’a désigné.
L’article 10 s’applique au représentant. |
6. Associate member
An associate member consists of a partnership or a legal person who: · is interested in furthering the objectives and activities of the Association · is admitted on compliance with such conditions of membership as are adopted by resolution of the Executive Council · has been given, upon request, the status of associate member by the Executive Council.
More specifically, booksellers and legal publishers are also eligible to become associate members.
Upon payment of membership dues, the associate member shall appoint a person acting as his representative and give notice of, in writing, to the secretary of the Association. The representative has the same privileges as an active member, except to:
· be notified or participate in the activities and meetings limited to the active members of the Association` · vote at the members’ meetings · be eligible to hold office as director of the Association.
An associate member may, at any time, replace his representative by sending a written notice to the secretary of the Association.
The representative appointed by an associate member is automatically disqualified if : · he is dismissed by the associate member who appointed him or · the associate member who appointed him withdraws or is dismissed.
Section 10 applies to the representative. |
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7. Membre étudiant
Toute personne inscrite à temps complet dans un programme d’étude reconnu dans un domaine pertinent aux buts et activités de l’Association et se conformant aux normes d’admission fixées par le conseil exécutif est admissible à titre de membre étudiant. Un membre étudiant a le droit de participer à toutes les activités, il reçoit les avis de convocation aux assemblées de membres, assiste aux assemblées mais ne peut y voter. Il n’est pas éligible au poste d’administrateur de l’Association. |
7. Student member
Any individual enrolled full time in a certified program related to the objectives and activities of the Association, shall be admitted as student member, on compliance with such conditions of membership as are imposed by the Executive Council. A student member is entitled to participate in all the activities of the Association, to receive notice of and to attend the meetings of members of the Association, but he is not entitled to vote. He is not eligible to hold office as director of the Association |
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8. Membre honoraire |
8. Honorary membership
The Executive Council may, by resolution, confer an honorary membership of the Association to any individual who has served the Association with his work or who has shown his support for the objectives of the Association. Honorary members are entitled to participate in all the activities of the Association, to receive notice of and to attend the meetings of members of the Association, but they are not entitled to vote and are not eligible to hold office as director of the Association. They are not required to pay a membership fee. |
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9. Cotisation
Le conseil exécutif peut, par résolution, fixer le montant des cotisations annuelles à être versées à l’Association par les différentes catégories de membres ainsi que la date d’exigibilité. Les cotisations payées ne sont pas remboursables en cas de radiation ou de retrait. Un membre qui n’a pas acquitté sa cotisation le 30e jour qui suit la date d’exigibilité, est rayé de la liste des membres. |
9. Dues
The Executive Council can, by resolution, determine the annual dues to be paid by the members of each class as well as the payment’s due date. In the case of a resignation or the dismissal of a member, fees are not reimbursable. A member who has not paid the membership dues by the 30th day after the payment’s due date will be removed from the list of members. |
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10. Retrait
Un membre peut se retirer en tout temps en signifiant ce retrait au secrétaire de l’Association. |
10. Withdrawal
A member may resign anytime from the Association by tendering his resignation to the secretary of the Association. |
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11. Suspension et radiation
Le conseil exécutif peut, par résolution, suspendre pour une période qu’il détermine ou radier définitivement tout membre ou représentant qui commet un acte jugé néfaste aux buts poursuivis par l’Association, après avoir donné à la personne sujette à une radiation le droit de se faire entendre. La décision du conseil exécutif est finale et sans appel. |
11. Suspension and removal
The Executive Council may, by resolution, remove a member or a representative from the membership roll for a pre-determined period of time or even permanently, if he has committed an act harmful to the objectives of the Association, after having given the person subject to removal the right to be heard. The Council’s decision is final and may not be appealed. |
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ASSEMBLÉES DES MEMBRES |
MEETINGS OF MEMBERS |
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12. Assemblée annuelle
L’assemblée annuelle se tient au siège social de l’Association ou à tout autre endroit fixé par le conseil exécutif. Elle a lieu à une date, fixée par le conseil exécutif, comprise dans une période de quatre (4) mois suivant la fin de l’exercice financier de l’Association. |
12. Annual meeting
The annual meeting will be held at the Association’s head office or at any other location and date as decided by the Executive Council. The date should be fixed within a period of four (4) months following the end of the Association’s fiscal year. |
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13. Assemblées spéciales
Les assemblées spéciales des membres sont tenues à l’endroit et à la date fixés par le conseil exécutif ou par la ou les personnes qui convoquent ces assemblées. Il appartient au conseil exécutif de convoquer ces assemblées lorsqu’elles sont jugées opportunes pour la bonne administration des affaires de l’Association.
Cependant, le conseil exécutif est tenu de convoquer une assemblée spéciale des membres sur demande écrite, signée par au moins un dixième (1/10) des membres actifs, et cela dans les dix (10) jours suivant la réception d’une telle demande écrite.
Cette demande devra spécifier le but et les sujets d’une telle assemblée spéciale. À défaut par le conseil exécutif de convoquer telle assemblée dans le délai stipulé, celle-ci peut être convoquée par les signataires de la demande écrite. |
13. Special meetings
Special meetings of the members shall be held at such place and on such date as decided by the Executive Council or by the person(s) convening the meeting. The Executive Council’s can call these meetings if they are judged important to the proper administration of the Association’s business.
However, the Executive Council must call a special meeting of the members, on written request signed by at least one-tenth (1/10) of the active members, and this within ten (10) days following the receipt of this written request.
The request should specify the objective and the matters for this special meeting. Upon default of the Executive Council to comply within the timeframe, the active members who signed the request may call the special meeting. |
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14. Avis de convocation
Toute assemblée des membres doit être convoquée par lettre adressée à chaque membre à sa dernière adresse connue ou par tout autre moyen électronique, au moins quinze (15) jours avant la tenue de l’assemblée.
L’avis de convocation d’une assemblée spéciale devra mentionner la date, l’heure et le lieu de l’assemblée. Il sera également fait mention du ou des sujets qui y seront étudiés. Tout autre sujet est exclu de la discussion.
Cependant une assemblée peut être tenue sans avis préalable si tous les membres actifs sont présents ou si les absents consentent à la tenue d’une telle assemblée. La présence d’un membre à une assemblée couvre le défaut d’avis quant à ce membre.
L’omission accidentelle de faire parvenir l’avis de convocation d’une assemblée à un ou quelques membres ou la non-réception d’un avis par toute personne, n’a pas pour effet de rendre nulles les résolutions adoptées à cette assemblée. |
14. Notice of meeting
Notice of every members’ meetings shall be given by mail to each member, sent to their last-known address or by any other electronic means, at least fifteen (15) days before the said meeting.
Notice of the special meeting will include the date, time and location of the meeting. It will also include the topics to be discussed at the meeting; no other topic may come up for discussion during the meeting.
However, if all active members are present, or if the absent members consent to, a meeting may be held without prior notice. The presence of a member at any meeting is deemed to be a waiver of such notice by such member.
No accidental error or omission in giving notice of any meeting to one or more members, or members not receiving notice of meeting, shall invalidate such meeting or void any proceedings taken thereat. |
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15. Quorum
Les membres actifs présents constituent le quorum pour toute assemblée des membres. |
15. Quorum
The active members present constitute the quorum for any meeting of the members. |
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16. Vote
Les membres actifs en règle présents à l’assemblée ont droit à un (1) vote chacun. Le vote par procuration n’est pas permis. Au cas d’égalité des voix, le président a une voix prépondérante.
Le vote se prend à main levée, à moins qu’un membre présent réclame le scrutin secret. Dans ce cas, le président de l’assemblée désigne deux (2) scrutateurs avec pour fonctions de distribuer et recueillir les bulletins de vote, de compiler le résultat et de le communiquer au président. À moins de stipulation contraire dans la Loi ou dans les présents règlements, toutes les résolutions soumises à l’assemblée des membres sont adoptées à la majorité simple (50% +1) des membres ayant droit de vote. |
16. Voting
Every active member in good standing shall be entitled to one (1) vote. A vote by proxy is not allowed. In case of equal division of votes, the president has a casting or deciding vote.
Every question submitted to a meeting of members shall be decided by a show of hands except if a member demand a secret ballot. In this case the chairman of the meeting shall appoint two (2) returning officers who shall distribute and collect the ballots, compile the results and convey them to the chairman. Unless there is a provision to the contrary in the Act or in the present bylaws, every question shall be decided by a simple majority (50% +1) of the members having the right to vote. |
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LE CONSEIL EXÉCUTIF |
EXECUTIVE COUNCIL |
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17. Désignation
Les affaires de l’Association sont administrées par un conseil exécutif composé de cinq (5) membres en règle : le président, le vice-président (président désigné), le secrétaire, le trésorier et le président sortant qui est membre d’office. Si le président sortant n’est pas disponible, il n’est pas remplacé.
Les fonctions des administrateurs et du président sortant sont déterminées par résolution du conseil exécutif. Une même personne peut cumuler plusieurs postes. |
17. Designation
The affairs of the Association shall be managed by an Executive Council of five (5) members in good standing: the president, the vice-president (designated president), the secretary, the treasurer and the past president as an ex-officio member. If the past president is not able to hold office, the position will not be filled.
The Executive Council shall determine, by resolution, the duties of the directors and of the past president. The same person may hold more than one office. |
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18. Pouvoirs
Le conseil exécutif gère les affaires internes de l’Association, passe en son nom toute espèce de contrat permis par la Loi et en général peut exercer tous les pouvoirs et prendre toutes les mesures que les lettres patentes ou les règlements de l’Association lui permettent.
Le conseil exécutif peut à l’occasion autoriser des dépenses visant à promouvoir les intérêts de l’Association. Le conseil exécutif peut prendre toutes les mesures jugées nécessaires pour permettre à l’Association d’acquérir, d’accepter, de solliciter ou de recevoir des legs, dons, subventions et commandites de toutes sortes pour promouvoir les objectifs de l’Association. |
18. Powers
The Executive Council administers the affairs of the Association, makes, in its name, any contract which the Association is allowed to in the Act, and generally may exercise all such other powers and do all such other acts and things as the Association is by its letters patent or bylaws authorized to exercise and do. The Executive Council may, on occasion, authorize expenses aimed at furthering the objectives of the Association.
The Executive Council may take any and all measures deemed necessary to allow the Association to acquire, accept, solicit or receive any bequests, donations, subsidies and sponsorships to further the objectives of the Association. |
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19. Durée du mandat
Les administrateurs sont élus pour deux (2) ans par les membres de l’Association lors de l’assemblée annuelle.
Au cours de la deuxième année de son mandat, le vice-président (président désigné) devient le président de l’Association. Il est nommé d’office au poste de président sortant la troisième année.
Alternativement, on élira une année le vice-président (président désigné) et le secrétaire et l’année suivante, le vice-président (président désigné) et le trésorier.
Un administrateur demeure en fonction jusqu’à l’expiration de son mandat ou jusqu’à ce que son successeur ait été nommé par le Conseil exécutif ou élu lors de l’assemblée annuelle. |
19. Term of office
The directors are elected for two (2) years by the members of the Association at the Annual meeting.
During the second year of his mandate, the vice-president (designated president) becomes the president of the Association. He will be named past president for the third year.
Alternating, we will elect one year the vice-president (designated president) and the secretary and the following year, the vice-president (designated president) and the treasurer.
A director remains in office until the expiration of his term or until a replacement has been nominated by the Executive Council or elected at the Annual meeting. |
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20. Éligibilité
Seuls les membres actifs en règle sont éligibles comme administrateurs. Les administrateurs sortant de charge sont rééligibles. |
20. Eligibility
Only active members in good standing shall be eligible for election as directors. Directors are eligible for re-election at the end of their term of office. |
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21. Retrait d’un administrateur
Cesse de faire partie du conseil exécutif et d’occuper sa fonction, tout administrateur qui: a) présente par écrit sa démission au conseil exécutif, soit au président ou au secrétaire de l’Association, soit lors d’une assemblée du conseil exécutif; b) décède, devient insolvable ou est déclaré inapte par un tribunal; c) cesse de posséder les qualifications requises; d) est destitué par le conseil exécutif par une résolution votée aux deux tiers des membres présents si sa conduite, de l’avis du conseil exécutif, porte préjudice à l’Association. |
21. Withdrawal of a director
A director ceases to be part of the Executive Council and to hold office by reason of: a) resignation in writing to the Executive Council, either to the president or the secretary or during a meeting of the Executive council, b) death, insolvency or declared incompetent by a tribunal, c) no longer has the required qualifications, d) is dismissed by the Executive Council by resolution voted in by two-thirds of the members present. They may do so if the director’s conduct has been judged by the Executive Council to be prejudicial to the Association. |
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22. Poste vacant
a) Si le poste de président devient vacant pour l’une des raisons mentionnées à l’article 21, le titre, les devoirs et les obligations de président deviennent assumés par le vice-président (président désigné) pour le reste du terme. Si la durée du terme à compléter est moins que la moitié, le vice-président (président désigné) assumera suite à ce remplacement un terme complet à titre de président.
b) Si le vice-président (président désigné) ne peut succéder au poste de président pour l’une des raisons mentionnées à l’article 21, le titre, les devoirs et les obligations de président seront assumées par le président sortant. Le poste vacant de vice-président (président désigné) sera assumé par l’un des administrateurs pour le reste du terme non expiré de son prédécesseur.
Dans une telle situation, si le président sortant ne peut assumer le poste de président pour l’une des raisons mentionnés à l’article 21, les administrateurs restants de l’Association occuperont alors les postes de président et vice-président (président désigné).
c) Si le président sortant ne peut assumer ses fonctions pour la durée de son mandat pour l’une des raisons mentionnées à l’article 21, il n’est pas remplacé.
d) Pour toute autre vacance, le conseil exécutif peut, par résolution, voir à son remplacement par un administrateur ou un membre de l’Association. Le remplaçant demeure en fonction pour le reste du terme non expiré de son prédécesseur.
Lors d’une vacance, les administrateurs peuvent validement continuer à exercer leurs fonctions tant qu’un quorum subsiste. |
22. Vacancies
a) If the office of president becomes vacant for one of the reasons mentioned in section 21, the title, duties and obligations of the president will be assumed by the vice-president (designated president) for the remainder of the term. If the length of the term to complete is less than half of a term, the designated president shall thereafter serve a full term as a president.
b) If the vice-president (designated president) can not succeed at the office of president, the title, duties and obligations shall be assumed by the past president. A vacancy at the office of vice-president (designated president) shall be assumed by one of the directors for the remainder of the unexpired term of his predecessor.
In such a case, if the past president can not hold the office as president for one of the reasons mentioned in section 21, the remaining directors of the Association will hold then the offices of president and vice-president (designated president).
c) If the past president is not able to hold office for the duration of his mandate for one of the reasons mentioned in section 21, his position will not be filled.
d) For any other vacancy, the Executive Council may, by resolution, fill the replacement by a director or a member of the Association. This director or member remains in office for the unexpired term of his predecessor.
During a vacancy, the Executive Council can continue to function so long as a quorum exists. |
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23. Rémunération
Les administrateurs ne sont pas rémunérés pour leurs services. |
23. Remuneration
The directors are not remunerated for their services. |
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24. Indemnisation
Les administrateurs, durant ou après leur mandat, sont indemnisés et remboursés par l’Association des frais et dépenses qu’ils ont encourus au cours ou à l’occasion d’une poursuite judiciaire intentée contre eux en raison d’actes permis ou posés par eux dans l’exercice de leurs fonctions, excepté ceux qui révèlent une négligence ou une faute de leur part. Pour acquitter ces sommes, l’Association peut souscrire une assurance au profit de ses administrateurs. |
24. Indemnification
The directors, during or after their term of office, are indemnified and reimbursed by the Association for all costs and expenses incurred in the event of a legal action taken against them in respect of any act done or permitted by them, in or about the execution of the duties of their office except for any act done by their own neglect or default. To acquit theses sums, the Association may subscribe to liability insurance. |
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25. Conflit d’intérêt
Chaque administrateur doit éviter de se placer dans une situation de conflit entre son intérêt personnel et ses obligations d’administrateur de l’Association. |
25. Conflict of interest
Every director shall not put himself in conflict of interest between his personal interests and his Association’s director’s duties. |
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RÉUNIONS DU CONSEIL EXÉCUTIF |
EXECUTIVE COUNCIL MEETINGS |
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26. Nombre, convocation et lieu des réunions
Les réunions du conseil exécutif sont convoquées par le secrétaire sur instruction du président aussi souvent que nécessaire mais au moins quatre (4) fois par année. Elles sont tenues à tout endroit désigné par le président ou le conseil exécutif. |
26. Number of meetings, notice and place
The meetings of the Executive Council are called up by the secretary upon request of the president as often as necessary but at least four (4) times a year. Meetings are held at any place determined by the president or the Executive Council. |
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27. Avis de convocation
L’avis de convocation à une réunion du conseil exécutif est envoyé à chaque administrateur. Le délai de convocation est d’au moins un (1) jour. La présence d’un administrateur à une réunion couvre le défaut d’avis quant à cet administrateur. |
27. Notice of the meeting
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28. Quorum et vote
Pour la tenue des réunions du conseil exécutif, le quorum est de trois (3) administrateurs. Pour toute décision, le vote majoritaire des membres présents et formant quorum suffit. Au cas d'égalité des voix, le président a une voix prépondérante. |
28. Quorum and vote
Three (3) directors constitute a quorum at all meetings of the Executive Council. All questions are decided by majority vote of members present and forming quorum. In case of equal division of votes, the president has a casting or deciding vote. |
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29. Résolution signée
Une résolution écrite, signée par tous les administrateurs, est valide et a le même effet que si elle avait été adoptée à une réunion du conseil exécutif dûment convoquée et tenue. Une telle résolution doit être insérée dans le registre des procès-verbaux de l’Association au même titre qu’un procès-verbal régulier. |
29. Signed resolution
A written resolution signed by all directors, is as valid as if it had been adopted at a meeting of the Executive Council duly convened and hold. Such a resolution shall be inserted into the minutes book of the Association with regular minutes
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30. Autre mode de réunion
Les administrateurs peuvent, si tous sont d’accord, participer à une réunion du conseil exécutif à l’aide de tout moyen leur permettant de communiquer entre eux. Ils sont alors réputés avoir assisté à la réunion. |
30. Other mode of meeting
Directors may, with everyone’s consent, participate in a meeting of the Executive Council by any means that enables all participants to communicate among themselves. Participating directors are deemed to be present at such meeting. |
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31. Comités
Le conseil exécutif peut créer des comités selon les besoins pour une période et pour des buts déterminés. Ces comités doivent faire rapport au conseil exécutif. Ils sont dissous automatiquement à la fin de leur mandat. |
31. Committees
The Executive Council may create committees as needed, for specific purposes and periods. Such committees report directly to the Executive Council, and shall be dissolved automatically on the completion of their mandate. |
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LES ADMINISTRATEURS |
DIRECTORS |
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32. Président
Le président est le dirigeant en chef de l’Association. Il préside les assemblées des membres et du conseil exécutif. Il voit à l’exécution des décisions du conseil exécutif, signe tous les documents requérant sa signature et remplit tous les devoirs qui peuvent lui être attribués par le conseil exécutif. Seuls les administrateurs faisant partie du conseil exécutif depuis au moins un an sont éligibles au poste de président. |
32. President
The president is the chief director of the Association. He shall preside at meetings of the Executive Council and of the members of the Association. He shall see that all orders and resolutions of the Executive Council are carried out, will sign all documents requiring his signature and will fulfill all the obligations and tasks as set out by the Executive Council. Only directors holding office for at least one year are eligible for the office of president. |
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33. Président-sortant
Le président sortant conseille le président et le remplace en son absence. |
33. Past president
The past president advises the president and replaces him during his absence. |
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34. Vice-président (président désigné)
Le vice-président (président désigné) assiste le président dans ses fonctions. Il organise les activités ou les conférences et s’occupent de gérer le compte courriel de l’Association. |
34. Vice-president (designated president)
The vice-president (designated president) assists the president in his duties. He shall organize activities or conferences and manage the Association’s e-mail account. |
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35. Secrétaire
Le secrétaire assiste aux assemblées des membres et du conseil exécutif et il en rédige les procès-verbaux. Il remplit toutes les fonctions qui lui sont attribuées par les présents règlements et par le conseil exécutif. Il a la garde du registre des procès-verbaux et de tous autres registres corporatifs. Il est responsable du site web de l’Association, ainsi que de la tenue des archives. |
35. Secretary
The secretary shall attend meetings of members, and of the Executive Council; he shall be responsible for keeping the minutes of all proceedings at such meetings. He shall perform such other duties as may from time to time be prescribed by the Executive Council or the bylaws. He is responsible for keeping the Association’s registers and all other corporate registers. He is responsible for the Association’s web site, as well as its archives. |
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36. Trésorier
Le trésorier a la charge et la garde des fonds de l’Association et de ses livres de comptabilité. Il tient un relevé précis de l’actif et du passif ainsi que des recettes et déboursés de l’Association dans des livres appropriés à cette fin. Il dépose dans une institution financière déterminée par le conseil exécutif, les deniers de l’Association. |
36. Treasurer
The treasurer shall be responsible for the custody of the funds of the Association as well as of their accounting books. He shall keep full and accurate account of all assets, liabilities, receipts and disbursements of the Association in the books of the Association. He shall deposit all monetary assets of the Association in such financial institutions as are approved by the Executive Council. |
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MISE EN CANDIDATURE DES ADMINISTRATEURS |
NOMINATION OF THE DIRECTORS |
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37. Formulaire de mise en candidature
Le conseil exécutif fait parvenir à chaque membre, dans un délai raisonnable avant la date de l’assemblée annuelle, un formulaire de mise en candidature. Les membres peuvent soumettre la candidature d’une ou plusieurs personnes admissibles au poste d’administrateur, en faisant parvenir au conseil exécutif, avant la date d’échéance indiquée sur le formulaire, un (1) formulaire de mise en candidature par candidat. Le formulaire comporte le nom du candidat et son consentement écrit à sa candidature. |
37. Nomination form
The Executive Council shall provide every member of the Association, in a reasonable time period before the date of the annual meeting of members, a nomination form. The members may submit the candidacy of one or more persons eligible for the position of director, by returning one (1) nomination form per candidate to the Executive Council before the deadline indicated on the said form. The nomination form shall include the name of the candidate as well as his written consent to the nomination. |
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38. Date d’échéance
Les mises en candidature se terminent au plus tard quinze (15) jours avant la date de l’assemblée annuelle. Aucune candidature ne sera admissible après cette date. |
38. Closing date
Nominations shall cease fifteen (15) days at the latest before the date of the annual meeting of members. No nomination will be accepted after this date. |
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39. Liste des candidatures
Le conseil exécutif dresse et présente au président la liste de tous les candidats admissibles aux postes d’administrateurs de l’Association et ayant soumis leur formulaire de mise en candidature dans les délais prévus. |
39. List of nominations
The Executive Council prepares and submits to the President the list of all candidates eligible for directors’ positions, and who have submitted their nomination form within the prescribed time period. |
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40. Présentation de la liste
La liste des candidats est présentée aux membres lors de l’assemblée annuelle. |
40. Presentation of the list
The list of candidates is presented to the members during the annual meeting. |
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41. Procédure d’élection
Les administrateurs sont choisis parmi la liste de candidats présentée à l’assemblée annuelle des membres par le conseil exécutif.
Si le nombre de candidats est égal ou inférieur au nombre de postes à combler, les candidats sont déclarés élus.
Si le nombre de candidats est supérieur au nombre de postes à combler, l’élection se fait selon la procédure suivante:
a) le président de l’assemblée nomme un président d’élection et deux (2) scrutateurs, parmi les membres de l’Association;
b) le président d’élection distribue aux membres présents un bulletin de vote comportant le nom des candidats;
c) le président d’élection et les scrutateurs recueillent les bulletins de vote, compilent les résultats et les communiquent au président de l’assemblée.
Si le nombre de candidats est inférieur au nombre de postes à combler, le conseil exécutif a l’autorité, pendant soixante (60) jours, pour solliciter et nommer des candidats aux postes demeurés vacants. |
41. Election Procedures
The directors are chosen from the list of candidates presented by the Executive Council at the annual meeting of the members.
If the number of candidates is equal to or less than the number of positions to be filled, the candidates shall be elected by acclamation.
If the number of candidates exceeds the number of positions to be filled, the election shall proceed as follows:
a) the chairman of the meeting of members appoints a president of the election and two (2) returning officers from amongst the members |